MỤC 1.0: XÂY DỰNG QUY TRÌNH VÀ HỆ THỐNG HÓA DỮ LIỆU.
I.2.1. Giới thiệu
Ngày nay, việc áp dụng các hệ thống phần mềm quản lý không còn xa lạ đối với doanh nghiệp. Để xây dựng một hế thống quản lý hiệu quả, ngoài việc lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp, việc tổ chức cơ sở dữ liệu cho hệ thống cũng quan trọng không kém. Hệ thống dữ liệu được tổ chức tốt sẽ tạo điều kiện thuận lời cho quá trình sử dụng như: truy xuất, tìm kiếm nhanh chóng, tổng hợp báo cáo hiệu quả, chính xác.
Có rất nhiều dữ liệu cần được mã hóa để quản lý. Trong bài viết này, tác giả chỉ đề cập đến mã hóa vật tư phụ tùng và mã hóa thiết bị phục vụ cho công tác bảo trì. Tuy nhiên từ đây có thể rút ra những nguyên tắc có thể áp dụng cho các dữ liệu khác. Thiết bị và phụ tùng mã hóa để đưa vào sử dụng trên các hệ thống phần mềm như ERP, kế toán, kho,.. và đặc biệt là phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS hay EAM).
Khi xây dựng một quy tắc mã hóa thiết bị hoặc phụ tùng, cần thiết phải đảm bảo nguyên tắc “một – một” nghĩa là: mỗi đối tượng chỉ có một mã nhận dạng và một mã nhận dạng chỉ đại điện cho một đối tượng duy nhất. Và khi đã đặt mã thì mã đó được sử dụng trong suốt vòng đời của thiết bị hoặc phụ tùng, sẽ không thể thay đổi trên hệ thống của mình để đảm bảo dữ liệu lịch sử chính xác và sự đồng bộ giữa hệ thống và các báo cáo chứng từ đã in ra.
I.2.2. Các bước hệ thống hóa dữ liệu
Khi đặt mã cho bất kỳ dữ liệu nào, thường tuân thủ các bước như sau:
• Bước 1: Thu thập dữ liệu danh mục và các thông tin cần thiết của dữ liệu cần mã hóa: Bước này cần đảm bảo thu thập được càng nhiều dữ liệu và càng nhiều thông tin liên quan càng tốt. Khi dữ liệu đầy đủ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các bước sau có cái nhìn tổng quan hơn về dữ liệu mà hệ thống của mình có. Dữ liệu thu thập nên tổng hợp lại trên một file excel.
• Bước 2: Tiến hành loại bỏ các dữ liệu bị trùng lắp: Đây là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình hệ thống hóa dữ liệu. Nó đảm bảo một đối tượng chỉ có một mã duy nhất trên hệ thống. Dữ liệu thường trùng do các nguyên nhân sau: Trùng do thu thập nhiều nguồn, gọi bằng nhiều tên khác nhau (ví dụ: bạc đạn, ổ bi, vòng bi, bearing), do gõ sai (có dấu, không dấu, có khoảng trắng,…),…
• Bước 3: Tiến hành phân loại, phân nhóm: Các đối tượng mã hóa được phân loại thành từng nhóm có các tiêu chí giống nhau. Có thể phân loại một cấp hoặc nhiều cấp. Nên chọn các tiêu chí phân loại rõ ràng, không thay đổi theo thời gian và không gian. Nên chọn tiêu chí sao cho 1 đối tượng chỉ nằm trong một nhóm duy nhất, không trùng lắp với nhau. Tên nhóm có thể đặt bằng tiếng Anh hoặc Tiếng Việt nhưng nên theo một ngôn ngữ trên toàn hệ thống.
• Bước 4: Tiến hành đặt ký tự đại diện cho từng nhóm: Căn cứ theo từng nhóm đã phân loại và các quy ước đặt mã, xây dựng hệ thống các ký tự đại diện cho từng nhóm.
• Bước 5: Tiến hành đặt mã cho từng đối tượng: Mã của từng đối tượng được thành lập từ hệ thống ký tự đại diện và số thứ tự tăng dần trong nhóm. Cấu trúc mã thường như sau:
• Bước 7: Thiết lập quy tắc đặt mã, ban hành và duy trì quy tắc mã hóa đã ban hành. Các đối tượng dữ liệu phát sinh phải tuân thủ quy tắc đã đặt ra để đảm bảo tính thống nhất dữ liệu hệ thống.
I.2.3. Các vấn đề cần quan tâm trước khi tiến hành đặt mã
Để tránh gặp khó khăn trong quá trình đặt mã chúng ta cần quan tâm đến các vấn đề sau trước khi tiến hành phân loại đặt mã:
Mã bao gồm ký tự số hay cả ký tự chữ và số: Chữ bao giờ cũng có tính nhận diện cao hơn số. Tuy nhiên số lại có ưu điểm là dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.
Số lượng ký tự có giống nhau hay không: Về mặt thẩm mỹ, nếu mã có số lượng ký tự giống nhau bao giờ cũng đẹp hơn, bộ mã thống nhất hơn; còn về mặt thể hiện chính xác thì mã có số lượng ký tự khác nhau bao giờ cũng thể hiện sát hơn do có thể phân cấp từng nhóm theo đặc tính cụ thể.
Phân loại bao nhiêu cấp: Số lượng cấp phân loại sẽ quyết định đến số lượng ký tự có trong mã. Thường nếu không có gì đặc biệt chỉ nên phân loại một cấp là đủ.
Có dùng ký tự phân cách giữa các cấp hay không: Việc dùng ký tự phân cách giữa các cấp hay giữa phần chữ và phần số sẽ làm tăng số lượng ký tự trong mã. Tuy nhiên nó lại có ưu điểm là dễ nhận dạng, tìm kiếm trong quá trình sử dụng.
Phân nhóm đặt tên theo tiếng Anh hay tiếng Việt: Việc phân nhóm và đặt ký tự đại diện theo tiếng Việt sẽ gần gủi với người Việt. Tuy nhiên có một nhược điểm là đa số thiết bị và phụ tùng đều xuất phát từ tiếng Anh. Do đó khi dùng tiếng Anh sẽ chuẩn hơn, và dễ đặt mã hơn, dễ chọn ký tự đại diện, ít trùng lặp.
I.2.4. Một số lưu ý khi đặt mã
Ngày nay, việc áp dụng các hệ thống phần mềm quản lý không còn xa lạ đối với doanh nghiệp. Để xây dựng một hế thống quản lý hiệu quả, ngoài việc lựa chọn giải pháp phần mềm phù hợp, việc tổ chức cơ sở dữ liệu cho hệ thống cũng quan trọng không kém. Hệ thống dữ liệu được tổ chức tốt sẽ tạo điều kiện thuận lời cho quá trình sử dụng như: truy xuất, tìm kiếm nhanh chóng, tổng hợp báo cáo hiệu quả, chính xác.
Có rất nhiều dữ liệu cần được mã hóa để quản lý. Trong bài viết này, tác giả chỉ đề cập đến mã hóa vật tư phụ tùng và mã hóa thiết bị phục vụ cho công tác bảo trì. Tuy nhiên từ đây có thể rút ra những nguyên tắc có thể áp dụng cho các dữ liệu khác. Thiết bị và phụ tùng mã hóa để đưa vào sử dụng trên các hệ thống phần mềm như ERP, kế toán, kho,.. và đặc biệt là phần mềm quản lý bảo trì thiết bị (CMMS hay EAM).
Khi xây dựng một quy tắc mã hóa thiết bị hoặc phụ tùng, cần thiết phải đảm bảo nguyên tắc “một – một” nghĩa là: mỗi đối tượng chỉ có một mã nhận dạng và một mã nhận dạng chỉ đại điện cho một đối tượng duy nhất. Và khi đã đặt mã thì mã đó được sử dụng trong suốt vòng đời của thiết bị hoặc phụ tùng, sẽ không thể thay đổi trên hệ thống của mình để đảm bảo dữ liệu lịch sử chính xác và sự đồng bộ giữa hệ thống và các báo cáo chứng từ đã in ra.
I.2.2. Các bước hệ thống hóa dữ liệu
Khi đặt mã cho bất kỳ dữ liệu nào, thường tuân thủ các bước như sau:
• Bước 1: Thu thập dữ liệu danh mục và các thông tin cần thiết của dữ liệu cần mã hóa: Bước này cần đảm bảo thu thập được càng nhiều dữ liệu và càng nhiều thông tin liên quan càng tốt. Khi dữ liệu đầy đủ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho các bước sau có cái nhìn tổng quan hơn về dữ liệu mà hệ thống của mình có. Dữ liệu thu thập nên tổng hợp lại trên một file excel.
• Bước 2: Tiến hành loại bỏ các dữ liệu bị trùng lắp: Đây là một bước cực kỳ quan trọng trong quá trình hệ thống hóa dữ liệu. Nó đảm bảo một đối tượng chỉ có một mã duy nhất trên hệ thống. Dữ liệu thường trùng do các nguyên nhân sau: Trùng do thu thập nhiều nguồn, gọi bằng nhiều tên khác nhau (ví dụ: bạc đạn, ổ bi, vòng bi, bearing), do gõ sai (có dấu, không dấu, có khoảng trắng,…),…
• Bước 3: Tiến hành phân loại, phân nhóm: Các đối tượng mã hóa được phân loại thành từng nhóm có các tiêu chí giống nhau. Có thể phân loại một cấp hoặc nhiều cấp. Nên chọn các tiêu chí phân loại rõ ràng, không thay đổi theo thời gian và không gian. Nên chọn tiêu chí sao cho 1 đối tượng chỉ nằm trong một nhóm duy nhất, không trùng lắp với nhau. Tên nhóm có thể đặt bằng tiếng Anh hoặc Tiếng Việt nhưng nên theo một ngôn ngữ trên toàn hệ thống.
• Bước 4: Tiến hành đặt ký tự đại diện cho từng nhóm: Căn cứ theo từng nhóm đã phân loại và các quy ước đặt mã, xây dựng hệ thống các ký tự đại diện cho từng nhóm.
• Bước 5: Tiến hành đặt mã cho từng đối tượng: Mã của từng đối tượng được thành lập từ hệ thống ký tự đại diện và số thứ tự tăng dần trong nhóm. Cấu trúc mã thường như sau:
- XXX-YYY-001
Trong đó:
XXX: ký tự đại diện của nhóm cấp 1
YYY: ký tự đại diện nhóm cấp 2 (nếu có)001: ký tự chỉ số thứ tự
• Bước 7: Thiết lập quy tắc đặt mã, ban hành và duy trì quy tắc mã hóa đã ban hành. Các đối tượng dữ liệu phát sinh phải tuân thủ quy tắc đã đặt ra để đảm bảo tính thống nhất dữ liệu hệ thống.
I.2.3. Các vấn đề cần quan tâm trước khi tiến hành đặt mã
Để tránh gặp khó khăn trong quá trình đặt mã chúng ta cần quan tâm đến các vấn đề sau trước khi tiến hành phân loại đặt mã:
Mã bao gồm ký tự số hay cả ký tự chữ và số: Chữ bao giờ cũng có tính nhận diện cao hơn số. Tuy nhiên số lại có ưu điểm là dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác.
Số lượng ký tự có giống nhau hay không: Về mặt thẩm mỹ, nếu mã có số lượng ký tự giống nhau bao giờ cũng đẹp hơn, bộ mã thống nhất hơn; còn về mặt thể hiện chính xác thì mã có số lượng ký tự khác nhau bao giờ cũng thể hiện sát hơn do có thể phân cấp từng nhóm theo đặc tính cụ thể.
Phân loại bao nhiêu cấp: Số lượng cấp phân loại sẽ quyết định đến số lượng ký tự có trong mã. Thường nếu không có gì đặc biệt chỉ nên phân loại một cấp là đủ.
Có dùng ký tự phân cách giữa các cấp hay không: Việc dùng ký tự phân cách giữa các cấp hay giữa phần chữ và phần số sẽ làm tăng số lượng ký tự trong mã. Tuy nhiên nó lại có ưu điểm là dễ nhận dạng, tìm kiếm trong quá trình sử dụng.
Phân nhóm đặt tên theo tiếng Anh hay tiếng Việt: Việc phân nhóm và đặt ký tự đại diện theo tiếng Việt sẽ gần gủi với người Việt. Tuy nhiên có một nhược điểm là đa số thiết bị và phụ tùng đều xuất phát từ tiếng Anh. Do đó khi dùng tiếng Anh sẽ chuẩn hơn, và dễ đặt mã hơn, dễ chọn ký tự đại diện, ít trùng lặp.
I.2.4. Một số lưu ý khi đặt mã
Không nên dựa vào các tiêu chí có thể thay đổi về sau để đặt mã mà nên dùng các tiêu chí cố định. Ví dụ như thiết bị ta không nên phân loại theo dây chuyền, phân xưởng vì đặc tính này có thể thay đổi nếu thiết bị bị di chuyển.
Không nên lấy mã của nhà cung cấp đặt mã như part number đối với phụ tùng hoặc số serial đối với thiết bị.
Đối với mã hóa vật tư và phụ tùng, nên giao nhiệm vụ cho bộ phận kỹ thuật hoặc bảo trì thực hiện. Vì hai bộ phận này là người nắm rõ về thiết bị phụ tùng cũng như đặc tính kỹ thuật của nó.
Không nên đưa quá nhiều thông tin vào mã hóa. Một số thông tin có thể trên nhiều trường khác và mình có thể truy xuất theo mã của đối tượng đã đặt.
Nên đặt mã làm sao có thể sử dụng chung cho tất cả các hệ thống để đảm bảo tính thống nhất và dễ dàng cho tích hợp.
Nên viết quy tắc mã hóa rõ ràng, ban hành thành văn bản như một quy định của công ty và giao nhiệm vụ cho một vài cá nhân nhất định quản lý và thiện hiện việc đặt mã khi phát sinh.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét