BÀI 2.1: MENU HỆ THỐNG

BÀI 2.1: MENU HỆ THỐNG

II.1.1. Giới thiệu

Menu Hệ thống bao gồm các chức năng chính là:

• Đăng nhập
• Quản lý người dùng
• Ngôn ngữ
• Thông tin chung
• Imports
• Export Excel
• Cài đặt hệ thống
• Khai báo report
• Thoát

II.1.2. Chức năng: Đăng nhập

Cho phép người sử dụngđăng ký quyền sử dụng các chức năng của phần mềm:

Cách thao tác:

• Chọn database.
• Nhập tên đăng nhập vào phần Tên đăng nhập.
• Nhập mật khẩu vào phần Mật khẩu.
• Nhấn nút “Đăng nhập” để đăng ký quyền sử dụng phần mềm.
• Có thể chọn chức năng lưu tên user và mật khẩu đăng nhập.

II.1.2. Chức năng: Quản lý người dùng

Bạn chọn chức năng “Quản lý người dùng” này thì phần mềm sẽ hiển thị 2 form con cho bạn lựa chọn đó là “Đổi mật khẩu” và “Phân quyền người dùng”. 


Đổi mật khẩu

Đầu tiên ta sử dụng chức năng “Đổi mật khẩu” bằng cách vào mục chọn form “Đổi mật khẩu”.

• Username: tên đăng nhập. 
• Old Password: là mật khẩu cũ.
• New Password: là mật khẩu mới.
• Confirm Password: nhập lại mật khẩu mới.

Phân quyền sử dụng
 

• Tiếp theo ta sử dụng chức năng “Phân quyền sử dụng” bằng cách vào mục chọn form “phân quyền sử dụng”.
• Vào menu “Hệ thống” >> “Quản lý người dùng” >>“Phân quyền sử dụng”.
• Muốn thêm nhóm user thì click “Thêm”, nhập chi tiết nhóm user vào rồi ghi lại.
• Muốn sửa hoặc xóa thì chọn các nút lệnh tương ứng và thực hiện. 

Tạo users

• Từ form trên, chọn nhóm Users cần thêm, sau đó chọn qua Tab “Người dùng”, Click các nút lệnh thêm, sửa, xóa để thực hiện thao tác tương ứng.
• Sau đó chọn user vừa thêm rồi click nút lệnh “Thêm/sửa” chỗ chức năng để phân quyền các chức năng đặc biệt cho các user trong nhóm như hình sau:

Phân quyền Menu

• Qua tab Menu để phân quyền cho phép nhóm user được phép truy cập các menu nào bằng cách click nút “Thêm” sửa rùi check hoặc uncheck các menu tương ứng.

 

Phân quyền Form

Qua Tab “Form” để phân quyền chi tiết cho nhóm user. Có các lựa chọn như sau:

• No access: Không có quyền truy cập form.
• Readonly: Có quyền xem dữ liệu mà không được thêm hay chỉnh sửa dữ liệu.
• Full Access: Có quyền xem, thêm và chỉnh sửa dữ liệu.
• Ngoài ra khi chọn “Full control” thì tất cả các form đều có quyền truy xuất và chỉnh sửa dữ liệu.

Phân quyền dữ liệu

• Vào tab “Dữ liệu” để tiến hành phân quyền địa điểm lắp đặt, dây chuyền và loại thiết bị cho nhóm user.
• Nhóm user được phép truy xuất dữ liệu thiết bị trên các địa điểm nào, dây chuyền nào, loại thiết bị nào thì click “Thêm/sửa” và chọn các dữ liệu tương ứng để tiến hành phân quyền.

Phân quyền công việc
 

• Vào tab “Công việc” để phân quyền loại công việc và nơi sử dụng vật tư phụ tùng.
• Click “Thêm/sửa” để chọn hoặc bỏ chọn loại công việc hoặc nơi sử dụng vật tư phụ tùng cần phân quyền.

 Phân quyền kho

• Vào tab “Kho” để phân quyền cho nhóm user được quyền truy cập dữ liệu và quản lý kho ở những kho nào.

Phân quyền báo cáo

• Vào tab “Báo cáo” để phân quyền cho nhóm user được truy cập các báo cáo nào. Có các option lựa chọn như sau: 
  o Access: Được quyền truy cập báo cáo.
  o Deny: Không được quyền truy cập các báo cáo.

II.1.3. Chức năng: Ngôn ngữ:

Phần mềm sử dụng hai ngôn ngữ: Tiếng Việt và Tiếng Anh. Nếu bạn muốn sử dụng bằng Tiếng Anh hãy click vào Tiếng Anh. Nếu muốn sử dụng bằng tiếng Việt thì chọn vào Tiếng Việt. 

Nếu bạn muốn chỉnh sửa ngôn ngữ trên giao diện, bạn chọn “Chỉnh sửa ngôn ngữ”. Việc này thường cần thiết khi những thuật ngữ sử dụng trên phần mềm chưa phù hợp với thuật ngữ hiện dùng tại công ty bạn.

Để mở chức năng này, bạn vào mục “Ngôn ngữ” để mở from này lên.

Bạn chọn form hay report bạn cần sửa, click nút lệnh “Sửa”, rồi sửa lại thuật ngữ tương ứng với các ngôn ngữ bạn cần dùng rồi click “Lưu”. 

Khi bạn mở giao diện tương ứng, thuật ngữ sẽ thay đổi theo điều chỉnh bạn đã thực hiện.

II.1.4. Chức năng: Thông tin chung

Một số thông tin cần khai báo trước khi sử dụng cần được nhập vào giao diện sau.

Để thực hiện chức năng này, vào mục “Hệ thống” chọn “Thông tin chung” để mở from này lên.

Khi bạn chọn một file để cập nhật đường dẫn vào CSDL, phần mềm sẽ tự động chép file đó lên server để tất cả mọi người đều có thể truy cập, không phụ thuộc vào máy trạm chứa dữ liệu ban đầu.

Đường dẫn cho việc cập nhật tài liệu được khai báo trong “Đường dẫn tài liệu”.

Quy tắc cập như sau: Toàn bộ các file được cập nhật được chia ra làm 2 loại: Tài liệu (tài liệu cho thiết bị hay sơ đồ kho) và Hình (liên quan đến bảo trì). Những folder chưa tồn tại sẽ được tạo ra tự động.

II.1.5. Chức năng: Imports

Chúng ta có thể đưa dữ liệu trực tiếp trên phần mềm bằng file excel thông qua chức năng này.

Để mở chức năng này lên, vào mục “Hệ thống” chọn chức năng “Import” để mở from này lên.

• File: là nơi lưu dữ liệu excel.
• Sheel dữ liệu: nơi lưu dữ liệu cần imports nếu như file excel đó có nhiều sheet.
• Danh sách imports: chọn các danh mục mà bạn muốn imports vào (Danh sách địa điểm, Danh mục công việc, Danh mục giám sát…).

Sau khi đã chắc chắn những thao tác trên thì ta click "Thực hiện " để hoàn tất.

Khi phần mềm thông báo sai, không thể imports thì ta cần kiểm tra lại dữ liệu:

• Xem có trùng dữ liệu hay không.

• Xem đã có master data chưa.

• Xem dữ liệu đã fomat đúng theo như yêu cầu imports chưa…

Sau khi đã kiểm tra lại một lần nữa, ta tiến hành imports như các bước ở trên.

II.1.6. Chức năng: Export Excel

• Bạn có thể xuất dữ liệu trực tiếp bằng file excel thông qua chức năng này:

• Để mở chức năng này lên, vào mục “Hệ thống” chọn chức năng “Export excel” để mở from này lên.
• Sau khi chọn danh mục mà bạn muốn xuất, Click “Thực hiện” để hoàn tất.

II.1.7. Chức năng: Cài đặt hệ thống

Ở đây có 2 from chức năng để bạn lựa chọn là: Cài đặt hiển thị và cài đặt chế độ email.

Cài đặt hiển thị:

Để mở chức năng này lên, vào mục “Hệ thống” chọn chức năng “Cài đặt hiển thị” để mở from này lên.

Nếu như các from hiển thị này chưa thích hợp với thuật ngữ thông dụng của công ty bạn, bạn có thể sửa lại bằng cách click “Sửa” để sửa lại cho thích hợp với thuật ngữ thông dụng của công ty.

Cài đặt chế độ email:

Để mở chức năng này lên, vào mục “Hệ thống” chọn chức năng “Cài đặt chế độ email” để mở from này lên.

Bạn có thể thiết lập chế độ gửi mail tự động để báo cáo những thông tin mà bạn muốn cập nhật liên tục thông qua việc gửi mail đến cá nhân, tổ chức, công ty... mà không cần phải mở phần mềm.

Để thiết lập chế độ gửi mail ta làm các bước sau:

Chọn báo cáo mà bạn muốn gửi email.

Thêm chế độ gửi mail:

• Click “Thêm”; sau đó nhập các thông tin vào cũng như chọn các thông tin mà bạn muốn gửi mail bằng cách click vào các ô checkbox phía trước các thông tin đó.
• Ở mục chức năng “Sau/trước”, nếu ta không chọn vào checkbox thì được hiểu là ta muốn lấy những thông tin ở phía sau so với ngày mà ta thiết lập gửi mail, còn nếu ta chọn thì được hiểu là ta muốn lấy những thông tin ở phia trước so với ngày mà ta thiết lập gửi mail.
• Sau đó Click vào “Lịch trình” nhập các thông tin về thời gian, ngày bắt đầu cũng như ngày kết thúc gửi; sau đó click “Thực hiện” và “Lưu” để lưu lại dữ liệu.

Sửa chế độ gửi mail:

• Chọn báo cáo cần sửa.
• Click “Sửa”.
• Nhập các thông tin cần sửa; sau đó click “Lịch trình” đểsửa lại các thông tin.
• Click “Lưu” để lưu lại dữ liệu

Xóa chế độ gửi mail:

• Chọn báo cáo cần xóa.
• Click “Xóa”.
• Chọn “Yes” nếu chắc chắn xóa; chọn “No” nếu chưa chắc chắn. 

Khóa chức năng:

• Cho phép người sử dụng đăng ký đóng các chức năng sử dụng của phần mềm.
• Cách thao tác: Chọn chức năng, phần mềm sẽ khoá mọi chức năng trên menu lại.

Thoát:

• Đóng phần mềm CMMS và trở về môi trường Window.